Gestion du temps de travail : pilier de la performance professionnelle et gage de sérénité

Avant les vacances, c’est le surmenage pour tout terminer dans les temps. Après les vacances, c’est la course pour se remettre à jour. La majorité des professionnels rencontre ce problème, qu’ils soient dirigeants ou collaborateurs.

L’agence d’emploi et de recrutement ACASS Lyon vous donne quelques clés pour améliorer votre gestion du temps et préparer une rentrée dans les meilleures conditions.

Que signifie « bien gérer son temps de travail » ?

• Travailler à un rythme cohérent (il peut être évidemment variable mais le débordement et la précipitation ne doivent pas être la norme)
• Pouvoir s’octroyer des moments de réflexion ou de créativité
• Rendre les livrables en temps et en heure
• Bénéficier d’un équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Comment reconnaître des problématiques de gestion du temps ?

• Un rythme excessivement rapide pour effectuer chaque action
• Des retards fréquents dans les projets
• Des tâches qui se chevauchent et s’entremêlent constamment
• Du stress, un sentiment de surmenage, de stagnation, de démotivation

Quelles sont les causes d’une mauvaise gestion du temps ?

Elles sont très variables d’une personne à une autre et d’une situation à l’autre. La mauvaise gestion du temps peut être le fait du collaborateur ou du dirigeant :

• Difficulté à déléguer
• Manque de compétences pour certaines tâches
• Manque d’intérêt pour certaines tâches
• Procrastination (souvent liée au manque d’intérêt)
• Défaut de compréhension de l’objectif ou de la vision globale
• Défaut d’organisation (difficulté à prioriser par exemple)
• Incapacité à dire « non »
• Difficulté à évaluer la durée d’une mission ou d’un projet

Les causes ne sont pas toujours liées au collaborateur ou au dirigeant, elles peuvent être externes :

• Absence d’un collègue ou d’un collaborateur
• Pic d’activité non anticipé
• Absence ou panne d’outil (logiciel spécialisé par exemple)
• Absence de vision d’un projet commun
• Les parasites (bruit, demandes externes, aléas incessants…)

Analyser son temps de travail

Pour déterminer avec précision la qualité de votre gestion du temps, il est nécessaire d’en faire un audit.

Pendant plusieurs jours, voire une semaine, répertoriez toutes vos actions dans un tableau excel :

• Intitulé de l’action
• Descriptif de l’action
• L’action fait-elle partie de votre périmètre d’activité ?
• Si non, est-il possible de déléguer ?
• Valeur ajoutée de la tâche (pour vous)
• Valeur ajoutée pour l’entreprise
• Niveau d’importance (sur une échelle de 1 à 5 par exemple)
• Niveau d’urgence (sur une échelle de 1 à 5 par exemple)
• Durée de la tâche

Le tableau vous donnera une vision d’ensemble de votre travail. Vous pourrez ensuite analyser les résultats obtenus et chercher des pistes d’amélioration (déléguer, supprimer une tâche sans aucune valeur ajoutée pour personne, prioriser…). C’est un outil que vous pourrez présenter lors d’un rendez-vous avec votre supérieur par exemple pour reconsidérer les contours de votre mission. En tant que dirigeant, il vous sera très utile également (déléguer, recruter, hiérarchiser…).

Vous pouvez vous servir de la matrice d’Eisenhower pour définir ce qui est important et urgent et ce qui ne l’est pas.

Changer la gestion de son temps de travail

Une fois les causes mises en lumière et des décisions prises pour changer les choses (par exemple vous débarrasser d’une tâche qui n’est pas de votre ressort), il est « temps » d’agir et d’organiser un planning.

• Travaillez selon votre rythme idéal (si votre concentration est meilleure l’après-midi, réservez les actions faciles au matin)
• Réservez des créneaux pour chacune de vos activités (administratif le lundi matin et le vendredi après-midi, lecture des emails 2 fois par jour seulement…), vous serez ainsi moins dérangé et pourrez avancer plus vite qu’en passant sans cesse d’une tâche à une autre.
• Définissez des rétro-plannings pour les projets de longue durée (en partant de l’objectif et en revenant à rebours pour organiser les étapes)
• Installez des routines selon vos envies et vos besoins
• Laissez quelques plages horaires disponibles pour des tâches de dernière minute ou des temps de réflexion/ créativité

Attention à la sous-estimation du temps

Elle est une des causes principales des problèmes de temps.

Dans la notion d’efficacité, on entend souvent « vite fait et bien fait ». Lorsque l’on tente de définir la durée d’un projet, on cherche à faire au mieux, c’est-à-dire au plus vite. Mais qui dit vite ne dit pas forcément mieux.

Quelques conseils pour ne pas sous-estimer les pendules :

• Définissez le projet en répondant à ces 4 interrogations : Quoi ? Pour quoi ? Comment ? Quand ?
• Identifiez les étapes clés du projet en partant de la finalité (c’est-à-dire du résultat) et revenez en arrière pour créer tous les points d’avancée, ainsi vous ne perdrez pas de vue l’objectif final
• Répertoriez tous les acteurs du projet et interrogez-les à propos de leur disponibilité et de leur adhésion (délais, livrables…)
• Faites le tour des ressources matérielles et budgétaires nécessaires
• Anticipez les aléas (panne de matériel, absence d’un collègue, aller-retours correctifs…)
• Ajoutez toujours du temps à la durée prévue (1/4 pour être large)

Les outils de gestion du temps pour vous aider

• Une to-do list (c’est vieux comme le monde mais ça fonctionne très bien)
• Des logiciels de gestion de projet (Evernote, Asana, Trello, Slack…)
• Des « tableaux blancs » en ligne pour répertorier et/ou partager vos idées (Miro)

Il existe une multitude d’outils numériques pour vous aider à organiser vos projets et votre travail dans sa globalité, qu’il s’agisse de missions autonomes ou collaboratives. Explorez ces solutions et trouvez celle qui vous conviendra le mieux.

Une bonne gestion de son temps de travail permet d’être plus performant, de retrouver du plaisir et de la sérénité dans sa vie professionnelle, de conserver un équilibre entre vie pro et vie perso ! Ce n’est pas utile, c’est nécessaire.