L’art de la réunion en entreprise, quelques conseils pour les collaborateurs

Formelle ou informelle, préparée ou spontanée, importante ou non, la réunion et ses codes varient d’une entreprise à l’autre. Comment profiter pleinement de ce temps de discussion et de réflexion en équipe ? ACASS donne quelques conseils aux collaborateurs pour réussir leur participation aux réunions et l’optimiser.

L’information avant la réunion

Si un point sur un sujet précis est prévu, il est évidemment nécessaire de s’y pencher en amont. Le temps que vous accorderez à la préparation dépendra de plusieurs questions :

• Le sujet vous concerne-t-il directement ?
• Le sujet est-il capital pour l’entreprise ?
• Le sujet est-il urgent ?

Le temps consacré à la préparation de la réunion dépendra aussi de votre charge de travail et de votre disponibilité du moment. Évidemment en cas d’urgence absolue, vos dossiers quotidiens seront relégués au second plan.

S’il s’agit d’une réunion de crise ou décrétée au dernier moment et que vous ne connaissez rien au sujet évoqué, essayez de vous asseoir à côté d’un collègue qui maîtrise le point abordé et posez lui quelques questions le temps que tout le monde s’installe.

Quelques conseils pour réussir sa participation à la réunion

Pour optimiser votre efficacité et celle du temps d’échange, voici quelques attitudes très simples à adopter :

• Ne prenez la parole qu’après avoir compris la situation et les enjeux du sujet abordé
• Veillez à bien écouter les questions posées et leurs réponses pour comprendre les tenants et les aboutissants
• Lorsque vous vous exprimez, parlez avec concision et conviction
• Donnez la parole à d’autres collaborateurs, invitez les à donner leur avis aussi pour favoriser l’échange
• Rebondissez aux propos des autres (si nécessaire) sans couper la parole
• Proposez vos idées sans les imposer
• Ne gardez pas vos questions pour la fin, elles doivent servir à faire avancer le débat ou éclairer la lanterne des uns et des autres lors de l’échange
• Prenez des notes (pour la prochaine réunion ou pour utiliser ce que vous avez entendu si c’est utile)
• Lors d’un point de blocage, trouvez comment faire avancer le débat, ouvrez le sujet à d’autres perspectives ou alors changez d’angle de vue
• Lors d’une friction entre deux collaborateurs, faites diversion
• Si un collaborateur se crispe suite à l’un de vos propos, dites lui que vous comprenez son point de vue et reformulez le vôtre pour qu’il le comprenne
• Après la conclusion, intéressez vous à la suite de la réunion et ses répercussions.
• Prenez congés en remerciant les uns et les autres

Les attitudes qui gênent les réunions

• Se servir de son téléphone portable ou de son ordinateur
• Entamer une conversation avec son voisin
• Ne pas écouter
• Être trop réactif (réagir à brûle-pourpoint)
• S’exprimer en fonction de ses intérêts ou de sa mission seulement, si le sujet concerne d’autres collaborateurs et d’autres services de l’entreprise
• Garder le silence (il vaut mieux dire que l’on a besoin de réfléchir plutôt que de laisser une libre interprétation au silence)
• Ne pas donner son avis lorsqu’on est sollicité (si vous avez besoin d’en savoir plus avant de faire un retour, expliquez-le)
• Faire des digressions
• Prendre la parole trop longtemps ou la monopoliser
• Adopter une attitude inappropriée (faire de l’humour lorsque l’heure est grave par exemple, sauf si l’on maîtrise ce type d’exploit pour défaire les tensions)
• Eviter tout ce qui peut gêner la concentration des autres (se balancer sur sa chaise, taper du pied nerveusement ou jouer avec son stylo…)

Réussir sa participation à une réunion dépend de nombreux paramètres. Le rythme, l’atmosphère, la clarté, l’efficacité des rassemblements de collaborateurs vient bien souvent de l’animateur et oscille en fonction du sujet à traiter. Néanmoins grâce à ces règles passe-partout, vous pourrez facilement optimiser votre présence en réunion.