Onboarding : la clé d’un recrutement réussi

Recruter un collaborateur est une chose, lui donner envie de s’investir et de rester dans l’entreprise en est une autre. L’intégration du nouveau collaborateur est essentielle pour l’entreprise et pour la personne fraîchement embauchée. Alors que le processus de recrutement agit sur le parcours candidat, le onboarding intervient dans la première phase du parcours collaborateur et de la marque employeur.
Une période d’intégration réussie permet de poser les bases d’une bonne collaboration et de la pérenniser.
Voici quelques conseils pour réussir le processus d’onboarding et faire de vos collaborateurs les ambassadeurs de votre marque employeur.

Définition du onboarding

Littéralement, le mot peut être traduit par « embarquement ». Que l’on soit fan ou non des mots anglais, sa signification est plutôt juste, l’image est pertinente. Il s’agit de la période d’accueil et d’intégration une fois le recrutement finalisé, ainsi que toutes les actions mises en place par l’entreprise pour fluidifier cette étape.
En effet, une grande attention est portée au candidat pendant le recrutement, mais une fois plongé dans le grand bain de l’entreprise, le degré de sollicitude à son égard s’estompe ou disparait totalement. Pourtant, les premières heures et les premiers mois sont souvent décisifs dans le parcours du collaborateur. Il est très important de soigner l’arrivée des nouveaux venus et de faciliter leur intégration pour que chacun trouve sa place et que la collaboration commence sous les meilleurs hospices.
La période d’accueil et d’intégration débute dès le premier jour de travail et se termine généralement à la fin de la période d’essai, mais cela peut varier d’une entreprise à l’autre.

Comprendre la nécessité d’une intégration de qualité en entreprise

Même si la phase d’accueil et d’intégration nécessite du temps, elle permet aussi d’en gagner ! Les employeurs ne peuvent attendre d’un nouveau collaborateur qu’il soit opérationnel tout de suite. Un temps d’apprentissage est toujours nécessaire même s’il s’agit d’un professionnel expérimenté. Tout ce qui est nouveau demande d’être appréhendé : le secteur d’activité, les membres de l’équipe, les lieux, les processus, le type de management, les outils à disposition, les activités, les enjeux, les codes formels et informels…

Offrir une période d’intégration de qualité est un très bon investissement sur le long terme. Plus l’apprentissage, l’adaptation et les découvertes du collaborateur seront effectués correctement et dans un contexte favorable, plus vite le professionnel pourra utiliser son plein potentiel et œuvrer dans une collaboration fructueuse. S’il se sent tout de suite en phase avec son environnement et le projet de l’entreprise, il sera impliqué et certainement engagé pour longtemps.

Dans un article à propos de la période d’essai sur le site de l’APEC[1], nous pouvons lire cette introduction : « Alors que 33 % des salariés sont déjà à la recherche d’un nouvel emploi dans les six mois qui suivent leur arrivée dans une entreprise, il est urgent de s’interroger sur les désillusions qu’ils ont pu expérimenter pour comprendre comment passer, avec succès, le cap de la période d’essai. ». Des propos qui mettent en lumière l’enjeu que représentent l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Créer un processus d’onboarding

C’est généralement le service des ressources humaines qui définit les grandes lignes de la phase d’accueil et d’intégration. Ceci étant, des adaptations sont nécessaires en fonction du poste et de la situation du moment. Le manager du service a besoin d’être associé à cette démarche pour optimiser et personnaliser la démarche d’onboarding avant qu’elle démarre. D’un recrutement à l’autre, selon le contexte, la personnalité et le parcours du candidat recruté, le processus devra subir des aménagements.

Lors du recrutement, il est intéressant de présenter au futur collaborateur la façon dont il sera accueilli et formé :

• Journée d’intégration au sein de l’équipe
• Présentation de l’histoire de l’entreprise et des enjeux actuels pour une compréhension maximale du contexte et de l’environnement
• Programme de formation spécifique
• Visite du ou des sites
• Rencontre avec l’équipe et ses interlocuteurs
• Organisation d’un café de bienvenue
• Points réguliers avec le manager

Il est également important de régler toutes les questions administratives dans un délai court pour libérer le collaborateur des démarches formelles (mutuelle, règlement intérieur, CE, tickets restaurants, etc.)

Un outil SIRH relié à votre outil ATS (Applicant Tracking System) permet de gérer les échanges administratifs pendant le recrutement et l’intégration, sans transition et sans doublon dans les demandes.

Le nouveau venu a également besoin de récupérer tous les documents nécessaires et les informations pratiques : l’organigramme, les coordonnées des différents acteurs (collègues, clients, fournisseurs, prestataires, etc.), les identifiants et codes d’accès, les connexions sur tous les outils, le badge, le matériel, les noms des référents en fonction des questions et des informations à récolter…

Le processus d’onboarding comprend différentes étapes qui doivent être organisées dans un planning précis en amont pour ne rien laisser au hasard, pour que le nouveau collaborateur comprenne ce qui l’attend et dans quelle temporalité.

Chaque entreprise crée un chemin d’intégration pertinent selon l’activité, le contexte et le collaborateur à accueillir. Même s’il n’y a pas de formule prête à l’emploi, des outils peuvent aider les professionnels des RH et les managers à créer leur parcours via des solutions logicielles d’onboarding.

Les bénéfices de la phase d’intégration pour le collaborateur

• La présentation de l’entreprise (plus approfondie que pendant le recrutement), des activités, des clients, des partenaires…
• La compréhension du contexte et des enjeux
• La compréhension de la mission et des objectifs
• L’identification des valeurs et du fonctionnement de l’entreprise
• La connaissance des procédures et des méthodes
• La prise en main de tous les outils
• La rencontre avec tous les acteurs de son quotidien (leur rôle, les interactions…)
• La localisation de toutes les sources informatives (matérielles ou humaines).

Un seul objectif : faciliter et fluidifier la prise de poste.

Choisir un interlocuteur dédié

Même si le manager est responsable de l’intégration du nouveau collaborateur, il peut être utile de nommer un référent auquel il pourra s’adresser à tout moment, qui pourra faire le lien auprès des différents interlocuteurs et l’aider à faire ses premiers pas sereinement. Le manager choisira parmi son équipe, un professionnel bienveillant et fiable pour occuper le rôle de guide auprès du nouveau venu. Celui-ci pourra alors lui poser des questions moins formelles et l’interroger de manière plus directe qu’il le ferait avec son supérieur hiérarchique.

Sensibiliser l’équipe et tous les interlocuteurs du professionnel fraichement recruté

Pour que les autres collaborateurs réservent le meilleur accueil à leur nouveau collègue, il est bien entendu nécessaire de les prévenir de son arrivée, de son rôle, de sa mission et de leurs interactions futures (s’il s’agit d’un nouveau poste). Le manager mettra en évidence tous les bénéfices de cette nouvelle embauche pour l’équipe, afin de fédérer autour de ce changement. 

Evaluer l’accueil et l’intégration

Les points d’étape avec le manager et avec le référent permettront d’évaluer la performance du processus d’intégration. Il est impératif de pouvoir adapter le planning et de rectifier les actions prévues en fonction des besoins du nouveau collaborateur. Exemple : ajouter un jour de formation sur le logiciel interne si le collaborateur rencontre quelques difficultés.

Des outils existent pour guider les entreprises dans l’évaluation de leur processus d’onboarding :

• ENPS (Employee Note Promoter Score)

Les entreprises peuvent également mettre en place leurs propres indicateurs et modèles d’évaluation, dans un objectif d’amélioration continue.

La période d’essai est un moment clé dans l’histoire de la collaboration entre un professionnel et une entreprise. Chacune des parties projette sa propre vision de la future histoire commune. Il est important de créer des ponts entre les attentes des uns et des autres et de faire se rejoindre les objectifs individuels et collectifs pour que la relation se construise sur des bases solides et perdure le plus longtemps possible. Soigner la phase d’onboarding est donc crucial pour créer un capital humain de qualité et durable. 

[1] https://www.apec.fr/recruteur/attirer-les-candidats/strategie-de-recrutement/fiches-conseils/la-periode-dessai--ca-passe-ou-ca-casse.html