Préparer une réunion et la réussir, ACASS Lyon vous livre quelques conseils

Sur la multitude de réunions organisées, bon nombre ne sont ni efficaces ni utiles aux collaborateurs.
Alors comment réunir les équipes et réussir ce temps de présentation, d’information, de réflexion et d’échange ? ACASS vous donne quelques bonnes pratiques faciles à mettre en œuvre pour l’organisation, la préparation et l’animation de vos réunions.

L’organisation d’une réunion

Si l’enjeu n’est pas urgent, il est conseillé de laisser aux participants le temps de s’organiser. Il n’est pas toujours facile de réunir tout le monde, surtout si parmi les invités, certains ont des rendez-vous prévus.

Pour trouver la date idéale, vous pouvez sonder les participants en leur envoyant un calendrier en ligne avec quelques propositions de dates.

Envoyez donc un email qui contiendra dans l’objet, le thème de la réunion.

Dans le corps de l’email, il vous faudra expliquer l’objectif de ce temps d’échange : réflexion stratégique, nouveau partenariat, changement d’organisation, résolution de problème, projet, brainstroming, brief créatif… Vous mentionnerez aussi le degré d’importance de la réunion en fonction du contexte.

En fonction du nombre de participants et des retours de disponibilité, vous pourrez prévoir une date, un horaire, une durée (2 heures par exemple) et un lieu.

Pensez à prévoir quelques boissons chaudes et froides pour accueillir les participants. Si la réunion a lieu le matin, vous pouvez donner rendez-vous aux collaborateurs 20 minutes avant pour un petit-déjeuner avec viennoiseries. C’est toujours apprécié.

La préparation d’une réunion

Quelques jours avant la date, envoyez un email aux participants pour leur rappeler l’évènement et leur indiquer l’ordre du jour, c’est-à-dire :

• Problématique ou sujet
• Rappel du contexte à prendre en compte
• Objectifs
• Invités ou intervenants extérieurs (si c’est le cas)

Puisqu’un dessin vaut 1000 mots, travaillez un diaporama avec des visuels clairs et impactant pour illustrer vos propos. Selon le sujet, des informations chiffrées seront nécessaires.

Anticipez au maximum les rebonds, les questions et les objections et préparez vous à y répondre.

Si vous n’êtes pas à l’aise à l’oral, n’hésitez pas à vous entrainer avant (en vous filmant par exemple ou en demandant l’avis de vos proches).

L’animation d’une réunion

Si vous n’avez pas de talent particulier pour la conduite de réunion, une bonne préparation vous y aidera. 

Le rythme est très important, il faut l’adapter (pas trop vite pour que chacun comprenne, pas trop lent pour que personne ne s’endorme).

La force de conviction est primordiale pour susciter la participation, voire l’adhésion.

Évidemment, il est impossible de prédire l’atmosphère de la réunion et le contenu des échanges. Si vous êtes à l’aise sur les aspects généraux, vous pourrez gérer les objections, les remarques, les questions … plus facilement.

Quelques impératifs pour un pilotage de réunion réussi :

• Être à l’heure et surveiller le temps
• Saluer chacun des participants et les remercier d’être venus
• Rappeler le contexte et le sujet (avec diaporama à l’appui)
• Faire participer tout le monde si l’heure est à l’échange et cadrer les temps de parole pour que chacun puisse s’exprimer
• Rediriger les discussions vers le sujet si des digressions sont faites
• Demander à l’un de vos proches collaborateurs de prendre des notes
• Demander aux collaborateurs de ne pas utiliser leur téléphone ou leur ordinateur et montrer l’exemple
• Écouter les questions posées et les échanges pour rebondir
• S’exprimer avec concision et conviction
• Proposer vos idées sans les imposer
• Adopter une attitude appropriée
• Si la situation est bloquée, ouvrir le sujet ou bien changer d’angle de vue
• Lors d’une friction entre deux collaborateurs, calmer et rassurer les participants en disant que vous comprenez les différents points de vue et ramener vers le sujet avec objectivité
• En cas d’incompréhension, il est important de reformuler
• Conclure en annonçant la suite (passage à l’action, définition d’objectifs, temps de réflexion, mise en œuvre…)
• Remercier et prendre congés
• Envoyer un compte-rendu

Préparer, organiser et piloter une réunion est une mission à part entière et devient un vrai savoir-faire avec l’expérience. La règle la plus importante est d’être convaincu de l’importance de ce temps de rassemblement. La conviction de l’animateur / organisateur est primordiale pour impliquer les participants. Bonne réunion !