Comment annuler un entretien d’embauche sans altérer sa réputation professionnelle ?

Annuler un entretien d’embauche peut être une situation délicate, mais parfois nécessaire pour diverses raisons professionnelles ou personnelles. Quelles que soient vos raisons, il est essentiel de le faire de manière respectueuse, afin de conserver intacte votre réputation. Voici quelques conseils sur la manière d'annuler un entretien d'embauche sans se discréditer totalement.

Les bonnes raisons d’annuler votre entretien de motivation

Vous venez d’accepter une meilleure proposition
Vous êtes souffrant
Vous avez un imprévu (votre voiture est en panne par exemple)
Votre situation change (votre conjoint vient de vous apprendre qu’il est muté)
Vous vous rendez compte que l’entreprise n’est pas alignée avec vos valeurs fondamentales
Vous n’avez pas assez étudié l’offre et vous vous rendez compte que ce poste n’est vraiment pas fait pour vous ou que certains critères ne conviennent pas (par exemple, l’entreprise est bien trop éloignée de votre domicile)
Vous décidez de vous lancer dans un autre projet qui vous fait davantage vibrer.

Les mauvaises raisons d’annuler votre entretien de motivation

Vous décrochez un autre entretien pour un poste qui vous plaît davantage ou qui vous convient mieux : si le recrutement n’allait pas à son terme, il serait dommage de vous priver d’une autre opportunité.
Vous perdez confiance en vous et avez peur de ne pas y arriver : quand bien même ce serait le cas, vous aurez au moins pu récolter des pistes pour faire mieux la prochaine fois.
Vous n’avez pas eu assez de temps pour préparer votre entretien : tant pis, mieux vaut tenter le coup. Faites confiance à votre talent et peut-être que votre préparation minimaliste est suffisante.

Comment annuler votre entretien d’embauche ?

Informez rapidement le recruteur de votre empêchement

Si vous devez annuler votre entretien d’embauche, informez immédiatement le recruteur. Le plus tôt sera le mieux. Ne tardez pas afin de lui donner suffisamment de temps pour ajuster son planning et rebondir.

Choisissez le bon moyen de communication

Privilégiez un moyen de communication direct, tel que le téléphone ou un e-mail professionnel. Évitez d'utiliser les plateformes de messagerie instantanée ou les réseaux sociaux pour ce type d’information, car ils sont consultés de manière plus épisodique.

Soyez honnête et concis

Expliquez la raison de votre annulation de manière franche mais brève. Vous n'avez pas besoin de donner des détails excessifs. S’il s’agit d’un problème de santé, il est inutile de mentionner de quoi il s’agit exactement. Dites simplement que vous êtes souffrant.

Exprimez vos regrets

Soyez respectueux et professionnel en présentant vos excuses pour le contretemps ou l’annulation définitive. Montrez de la compréhension pour tout inconvénient que votre annulation pourrait causer. Exprimez votre considération pour l'opportunité qui vous a été offerte.

Proposez une alternative si vous le pouvez

Si vous êtes toujours intéressé par le poste, mais que vous devez annuler pour des raisons temporaires, proposez une alternative comme par exemple, programmer l'entretien à une date ultérieure.
Si vous choisissez le désistement définitif, vous pouvez mettre en contact le recruteur avec une personne qui serait intéressée par le poste ou lui assurer d’en parler autour de vous.

Restez disponible

Exprimez votre mise à disponibilité pour répondre à d'éventuelles questions ou pour fournir des informations complémentaires si nécessaire. Par exemple, si vous avez accepté une autre proposition entre temps, le recruteur pourrait vous interroger sur les raisons de votre choix. Cela peut l’aider à collecter des informations : les candidats sont sensibles à tel ou tel critère pour ce type de poste, la rémunération est plus haute dans une autre entreprise, nos avantages ne sont pas très séduisants, etc. Ces éléments peuvent être précieux pour le recruteur.

Voici un exemple d'e-mail d'annulation

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Je me trouve dans l'obligation d'annuler notre entretien d'embauche prévu le [date] pour le poste de [Nom du poste et de l’entreprise s’il s’agit d’un cabinet de recrutement]. Je m'excuse sincèrement pour tout inconvénient que cela pourrait causer.

La raison de cette annulation est [indiquez la raison de l'annulation, par exemple : des circonstances imprévues qui demandent mon intervention immédiate / une offre d'emploi concurrente que je n'attendais pas / un imprévu familial ou personnel qui impose ma présence]. Je tiens à vous assurer que cette décision n'a pas été prise à la légère, mais elle est nécessaire dans les circonstances actuelles.

Je vous suis reconnaissant(e) pour l'opportunité que vous m'avez offerte et je vous prie de bien vouloir transmettre mes excuses à toute l'équipe impliquée dans le processus de recrutement.

Si les circonstances le permettent à l'avenir, je serais honoré(e) de pouvoir reconsidérer ma candidature pour des opportunités futures au sein de votre entreprise.
ET/OU
Si je pense à une personne qui pourrait correspondre au profil que vous recherchez, je n’hésiterai pas à vous mettre en contact.

Je vous remercie de votre compréhension et je vous présente mes excuses une nouvelle fois pour ce désagrément.

Cordialement,
[Votre nom + signature]

En suivant ces conseils, vous pourrez annuler un entretien d'embauche de manière appropriée tout en préservant votre réputation professionnelle. Soyez délicat et respectueux, informez au plus tôt ; c’est le principal.

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