Savoir mieux gérer son temps au travail, quelques conseils pour retrouver un agenda serein à la rentrée

Bientôt la rentrée ! A cette idée, certains d’entre vous stressent déjà en pensant à la charge de travail qui les attend. La gestion du temps est une problématique commune à de nombreux professionnels, qu’il s’agisse de salariés, d’intérimaires, d’artisans ou de dirigeants. Les agences de recrutement ACASS (PACA et Occitanie) vous livrent quelques conseils pour un agenda allégé et un emploi du temps plus paisible.

Les bénéfices d’une bonne gestion du temps en entreprise

• Eviter le stress
• Favoriser une meilleure productivité
• Retrouver du plaisir au travail
• Avoir du temps et de l’énergie pour des activités extérieures (sport, art, culture…) ou pour les siens (famille / amis)

Audit du temps de travail

La première démarche pour améliorer la gestion de son temps de travail est de l’analyser. Pour cela, il vous suffit de répertorier toutes vos tâches pendant 2 ou 3 jours dans un tableau contenant les cases suivantes :

• Intitulé de la tâche
• L’action fait-elle partie de votre mission ? (oui ou non)
• Possibilité de déléguer (oui ou non, si oui à qui ? Si non pourquoi ?)
• Valeur ajoutée de la tâche accomplie ou en cours (pour vous)
• Valeur ajoutée pour l’entreprise
• Niveau d’importance (sur une échelle de 1 à 5 par exemple)
• Niveau d’urgence (sur une échelle de 1 à 5 par exemple)
• Durée de l’action

Après avoir rempli le tableau, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur vos tâches quotidiennes et ainsi prendre les décisions qui s’imposent : déléguer, revoir avec votre manager les tâches qui ne font pas partie de votre mission et la polluent, hiérarchiser les actions par ordre de priorité et selon votre rythme (tâches difficiles le matin si vous êtes plus performant à ce moment de la journée), organiser vos journées…

Par exemple : au lieu de répondre à vos emails selon leur rythme d’arrivée, vous pouvez organiser deux créneaux dans la journée pour les traiter. En effet, passer d’une tâche à l’autre constamment vous impose un temps de concentration avant de vous remettre dans le sujet. Fractionner votre journée en plages horaires définies permet donc d’être plus efficace.  

Evaluer le temps d’une action / d’une tâche

Avant de donner un délai, il est essentiel de répondre à ces 4 interrogations qui sont la base de tout lancement de projet :

• Quoi
• Pourquoi
• Comment
• Quand

Sous-estimer le temps est une des raisons du retard et du sentiment de surmenage. Lorsque l’on évalue la durée d’une mission, on prend seulement en compte le temps qu’il nous faut pour la réaliser mais il existe d’autres paramètres à intégrer : le retard des livrables des collègues, les aller-retours correctifs, les aléas (panne de logiciel ou autre)… Envisagez tous les événements possibles et ajoutez toujours ¼ du temps supplémentaire à la durée prévue.

Pour évaluer la longueur temporelle d’une activité, apprenez à la segmenter : identifiez les étapes clés avec une date correspondant. Si le projet ne dépend pas seulement de vous, répertoriez tous les acteurs du projet, interrogez-les à propos de leur capacité à vous livrer les informations ou le travail la date prévue.

La planification à rebours

Pour une meilleure visibilité, partez du point d’arrivée et revenez étape par étape au point de départ.

Cette méthode permet de ne jamais s’éloigner du sujet final. En travaillant la planification en partant du point de départ, on risque de se perdre ou de faire fausse route. Les objectifs intermédiaires devenant des objectifs à part entière, on peut en venir « à oublier » la finalité. Travaillez l’ensemble du processus en fonction de la fin.

Les outils de la gestion du temps

Une « to-do list » efficace est un outil simple et qui fait ses preuves. Ajoutez des couleurs et des colonnes pour déterminer ce qui est important et urgent. Vous visualisez ainsi ce qu’il vous reste à faire, et vous n’oubliez rien.

Des logiciels de gestion des projets existent : Trello par exemple peut vous aider à mieux vous organiser et donner une visibilité à chaque acteur du projet, s’il est commun.

Slack, Asana sont d’autres logiciels intéressants, n’hésitez pas à explorer les outils pour trouver celui qui vous convient.

La rentrée est l’occasion de prendre un nouveau départ. Travailler sa gestion du temps est essentiel pour une vie professionnelle sereine. Cela passe par un bon audit, la mise en place de changements en fonction des résultats obtenus, et l’utilisation d’outils numériques efficaces et avec lesquels vous vous sentez à l’aise. Il est temps !

En PACA et en Occitanie, septembre est un mois favorable au recrutement. Les agences ACASS de Marseille, Istres et Montpellier vous proposent des offres en CDI, CDD et en travail temporaire.

Découvrez les offres d’emploi en PACA https://www.acass.fr/nos-offres-d-emploi---1.html

Découvrez les offres d’emploi en Occitanie https://www.acass.fr/nos-offres-d-emploi-occitanie---1.html